关于本软件灵活应用的说明

  
   “利和信息管理系统”（以下简称“本软件”）是通用文档管理软件，可用于统一管理企业或个人的文档资料，但安装本软件后，并不意味着所有文档操作都使用本软件。在 Windows 系统中，使用“我的文档”（或“我的电脑”）打开文件夹，查找和调用文件，依然是最直接的方法。
   直接在 Windows 系统中打开文件夹管理文档资料，与使用本软件相比有如下缺点：
   ·新建文件、分类管理、查询（搜索）等操作，相对独立，不便于批量处理，没有形成一个完整的文件管理体系。
   ·随着文件数量的增多，必然要对新增文件进行分类存放，当文件夹过多时，按树目录结构查找文件也很麻烦。
   ·只能按文件名和修改日期列表查看，没有备注信息、文件预览窗、全文检索等。

   但是，就个人文档管理（即单机文档管理）而言，在有些场合，如：编辑临时文件、下载软件等，还是直接用老办法（即不用软件）更方便。而应用本软件，是对原有方法的补充，着重于将数据归纳整理后的存档管理。下面举例说明如下：
  
  
   我们都保存了一些软件，以备需要时安装使用。这些文件的特点是尺寸大，不需变更，一般放置在电脑或移动硬盘的专用文件夹中。 如果这类文件并不多，也就几个到几十个，需要时，直接打开文件夹查找即可，就没有必要迁移到本软件中进行管理。
  
  
   在 Internet 网上冲浪时，经常会将有用的资料下载下来，日后再进行整理和消化。在没使用本软件前，随着文件的增多，经常有不知如何取舍，或找不到文件的事情。使用本软件后，可将下载资料的管理分为两部分：
     1.下载文件到指定文件夹。
     2.整理该文件夹内的文件，然后再迁移到本软件中进行管理。
   将下载文件的管理分成两步走之后，有助于提醒自己整理下载文件，只要注意保持该文件夹内的文件不多，保留期不长，就可以了。
  
  
   我们在编辑数据时，经常使用剪贴板执行“复制－粘贴”操作，当有多个经常重复使用的数据时，常将它们保存到文件中，随时取用。这类文件一般直接放置到指定的文件夹中，定期清理就行了。
  
  
   当我们新建的文件（如：广告图形），一时不能定稿，还要反复修改时，可以不用本软件。定稿后，再迁移到本软件中存档保留。
  
  
   如果你有大量的图形文件，可能已经使用了专用的图形管理软件了（如：ISee 等）。这些已经使用专用软件管理的文件，就没有必要使用本软件进行重复管理了。