个人文档管理应用

    使用“利和文档管理系统”软件（以下简称“利和”软件），能满足将大部分文档资料统一管理起来的要求，下面举例说明收集管理个人文档的实施过程：

    一、使用利和软件搜集管理电脑中的已有资料

    在 Windows 系统中提供了一个专用于个人文档管理的文件夹“我的文档”，许多应用软件都是以该文件夹作为默认的文档路径，本案例中所有文档都是存放在该文件夹内，在“我的文档”文件夹内还有三个子文件夹（ Download 、My Pictures 、My Webs ），分别存放各类文档，如图1-01所示。

    使用利和软件的“文件夹管理向导”是以文件夹为目标完成文件的搜集管理的，方法如下：

    1. 选择【开始】→【程序】→【利和文档管理系统】→【文件夹管理向导】，启动“文件夹管理向导”对话框，按“浏览”键选择“我的文档”作为要管理的文件夹，如图1-02所示：

    2. 按“下一步”键，进入“选择信息库”对话框，选择“我的信息库”，如图1-03所示：

    3. 按“下一步”键，进入“选择项目栏”对话框，选择“个人文件”，如图1-04所示：

    4. 按“下一步”键，再按“执行”键，就完成了对“我的文档”文件夹内的文件管理，但此项操作并不包含对子文件夹的管理。

    5. 与前面 1～4 步操作类似，继续完成对 My Pictures 、Download 、My Webs 三个子文件夹的管理，下面就每个文件夹操作要点简述如下：

    5_1. 管理 My Pictures 文件夹时，需重新回到第一步，在“选择文件夹”对话框中选择 ...\My Pictures 文件夹，重复上述操作，在第三步“选择项目栏”对话框中，选择“图片集”。

    5_2. 管理 Download 文件夹时的要点是：在“选择项目栏”对话框中，选择“创建新项目”，并输入“下载文件”作为项目名称 。

    5_3. 管理 My Webs 文件夹时的要点是：在“选择项目栏”对话框中，选择“创建新项目”，并输入“Webs文档”作为项目名称 。

    6. 退出“文件夹管理向导”，以后在“利和文档管理系统”中就能管理上述文件夹内的所有文件了。

    二、在利和软件中管理文档

    在利和软件中可以完成所有文档管理的操作，如：新建文件、文件分类、编辑文件、输入和输出文件、删除文件等。在前面我们已经完成了对本机内的个人文档搜集工作，下面就可以在利和软件中管理这些文档了。

    1. 文件列表显示窗口（文件管理器）

    启动“利和文档管理系统”后，在“文件”下拉菜单中选择“文件管理器”（或按快捷工具条内的“文件管理器”图标），打开该对话框（或称为“窗口”），如图2-01所示:

    在上图中显示了“个人文件”项目栏内的所有文件列表，该项目栏对应管理的文件夹就是“我的文档”，“文件分类”栏相当于“我的文档”内的虚拟子目录（子文件夹）。用鼠标点中项目栏时会弹出项目名称列表框，移动鼠标指针到各个项目时，还会自动弹出该项目对应的文件分类列表框，致使实现了一键更换“项目→分类”内的文件列表显示窗口。如图2-02所示：

    在上图中“项目→分类”组合框中选择指定的分类，就完成列表显示该类文件的操作，若在“项目列表框”中选中“合并检索”，表示包含全部项目；若“分类列表框”中选中“不分类型”，表示包含该项目内的全部文件。

    从在上图项目列表框中可以看到在第一节中使用“文件夹管理向导”搜集管理的文件夹就在其中（个人文件、图片集、下载文件、Webs文档），其它的项目是软件初始化“我的信息库”时提供的，在后面将叙述如何设置“项目属性”（如：增删项目、更改名称等）。

    注：软件的帮助系统有对“文件管理器”详细说明（按[F1]键就能打开当前窗口的帮助）。

    2. 更换文件存放位置（按照“项目→分类”管理文件）

    使用“文件夹管理向导”搜集管理的“我的文档”文件夹内的文件都自动存放在“新增文件”分类栏中，用鼠标点中文件分类栏，在其下拉框中选择“新增文件”，然后再将这些文件分别放置到各自的分类栏中，方法如下：

    在文件列表栏中，用鼠标点中选择的文件，可以一次选择多个文件（连选文件或跳选文件），然后拖动鼠标（按住鼠标左键不放）到文件分类栏后松开，就会弹出文件分类列表框，用鼠标点中“办公文挡”后，就将当前选中的四个文件移到了该分类中，如图2-03所示：

    若要更换文件的项目和分类时，将选中的文件拖放到项目栏，就会弹出“项目→分类”组合框，再选中指定的分类名称即可。

    3. 设置“文件分类”

    若要修改文件分类，移动鼠标到文件分类栏按右键，打开文件分类设置对话框，如图2-04所示：

    在“文件分类设置”对话框中，文件分类名称的设置是采用树目录结构方式，“不分类型”是根，与各分类名称相连的虚线表示了它们之间的层次关系，若选中“办公文挡”后，按“添加子类”按钮，会在“办公文挡”下面增加一行子类，相当于又增设了一层虚拟子目录。当执行删除操作时（如：删除“办公文挡”），会删除当前分类名称及其子分类，因为它对应的是虚拟子目录，不会删除项目栏内的任何文件。更多说明请查看软件的帮助文档。

    4. 设置“项目属性”

    在“利和”软件中，“项目”是可以独立存在的实体，文件的属性结构（如：“副标题”等属性设置）、在“文件管理器”中的显示样式都是在“项目属性”对话框中设置的。移动鼠标到项目栏按右键，打开“项目属性”对话框。

    在“项目属性”对话框中，每个项目可以分别设置属性。选择指定项目后，就可以在对应的四个页面卡（项目设置、显示样式、文件结构、文件夹管理）中设置该项目的全部属性了。例如，“个人文件”项目的属性设置如 2-05～2-08 图所示：

    4_1. 项目设置（2-05图）：

    上图中的“项目目录”就是Windows系统中的“我的文档”。

    4_2. 显示样式（2-06图）：

    上图中的设置参数对应的“文件管理器”实际显示效果，见前面的2-01图所示。

    4_3. 文件结构（2-07图）：

    此栏设置的参数决定了当前项目内的文件所具有的属性。如果你管理“个人文件”项目时，从来不使用副标题，可以在此处删除该属性。

    4_4. 文件夹管理（2-08图）：

    5. 关于“项目属性”设置的补充：

    5_1. 在第一节讲到的“文件夹管理向导”功能，实际上就“项目属性”对话框中的“添加项目”和修改“项目目录”功能。“文件夹管理向导”只是供初学者使用的，完全可以在此处被替代。

    5_2. 在前面显示的“文件管理器”（2-01图）中，是以“个人文件”项目为例的，该项目的“显示样式”的设置是“文件列表”（见2-06图），而在“图片集”项目栏中设置的是“多窗口排列”，若要查看该项目文件的显示效果，用鼠标点中“文件管理器”内的项目栏，在弹出的“项目→分类”组合框中选择“图片集→新增文件”后，“文件管理器”的显示样式如2-09图所示：

    提示：关于“项目属性”设置的更多实例，请查看“提醒事务”、“通讯录”等项目属性。

    6. 文件检索范围

    在“文件管理器”中，每次选择不同的“分类”后，在顶行除了显示当前的“项目名称→文件分类”外，有时还显示“检索范围”（如：日期范围、关键词等），这是因为可以针对每个“分类”预先定制检索范围：

    在“文件”下拉菜单中选择“文件检索”（或按快捷工具条内的“文件检索”图标），打开“检索范围”对话框，可以增添日期、关键词等检索内容，并预先定制各个“分类”的检索范围，如2-10图所示：

    附：

    如果要查看更多的图例说明，如：新建文件、文件属性、输入输出文件等，可以到利和公司网站上下载操作演示幻灯片。