我公司是几十人的小公司，主要从事电子办公用品销售和技术服务。我公司注重现代化管理，在财务和供销存管理上都使用了专用软件，但在办公文档和信息管理上一直没找到有效措施。我们曾经接触过多种办公MIS系统，发现该系统多为行政管理部门设计，强调文档上行和下行流程、以及领导审批过程，而现在流行的ERP系统则更加复杂，与现行的管理方法相比，增加了许多环节，若是实施起来，不但前期的调整业务流程、人员培训工作量巨大，就是以后日常使用也会感到手续繁琐，增添员工的负担。

“利和文档管理系统”软件侧重于信息的分类管理和共享使用，没有统计报表、文件批示、项目流程等行政功能，操作界面简洁。我们在局域网系统中的服务器上安装了“利和文档管理系统”软件，其他电脑安装“客户机系统配置程序”，花费不到一千元，建成了本公司的信息管理系统，现将应用情况详述如下：

在使用“利和”软件前，首先在服务器上收集整理现有的文档资料：为每个部门建立一个文件夹，将信息分别存放到各自的目录中。服务器采用Windows2000操作系统，对各部门的文件夹设置共享权限（本部门领导为“读写”共享，其他人是“只读”共享），再为“信息库”建立一个文件夹（公司各部门信息资料库），该文件夹的共享权限设为：管理员“读写”共享，其他人“只读”共享。在“资源管理器”中以共享路径的方式显示如下（Amd400 是本机名称）：

注：

关于共享文件夹与“利和文档管理系统”的关系：

在利和文档管理系统中，是以“信息库”→“项目”构筑文件管理结构的，有关共享权限的设置是通过对相应文件夹的共享设置来实现的，既“信息库路径”和“项目目录”。

在本例中“信息库路径”对应的文件夹是“公司各部门信息资料库”；各个项目的“项目目录”与各部门文件夹相对应。（由于需要对各项目分别设置共享权限，因此不能在“信息库路径”的子目录中建立“项目目录”）

相关说明，参照帮助文档 → 信息库的“共享”权限设置

2_1. 在“利和文档管理系统”中，打开“信息库向导”，按信息库名称栏右侧的［添加,修改］键，打开“信息库设置”对话框，按［新建信息库］键建立新的信息库：将信息库路经改为 \\amd400\公司各部门信息资料库，并在信息库名称栏中输入“公司各部门信息资料库”、项目名称栏中输入“部门名称”，如图所示：

注1：在本例中 Amd400 是本机名称，用户应根据自己的服务器名称进行变更。在“信息库路径”中输入网络路径 \\... ，是为其它客户机能够远程访问设置的。

注2：只有对本“信息库路径”有“读写”权限的用户，才能够修改“信息库设置”和后面提到的“项目属性”

2_2. 按［返回］键后回到“信息库向导”对话框中，按项目栏下方的［添加,修改］键，进入“项目属性”对话框，在项目名称栏中输入“财务部”，将“项目目录”更改为“\\amd400\财务部”，如下图所示：

2_3. 选择“文件夹管理”页面卡，选中“文件夹管理功能”，如下图所示：

2_4. 按［添加项目］键，建立新项目，在新的项目名称栏中输入“管理部”，将“项目目录”更改为“\\amd400\管理部”。依此类推，使每个部门对应一个项目，完成其他项目的新建工作。

2_5. 按［返回］键后回到“信息库向导”对话框中，在“项目”列表栏中选中“管理部”，按“文件分类”栏下方的［添加,修改］键，进入“管理部”的“分类设置”对话框，添加“规章、制度”、“报告、总结”等分类名称。如下图所示：

当“管理部”的分类设置完成后，按［返回］键关闭该对话框，回到“信息库向导”对话框中，再依此类推，为每个部门建立“文件分类”。

注：

在“信息库”中，使用“项目”和“分类”构筑文件管理的分层结构。“项目”是文档管理的一个完整单元，对应磁盘中的一个目录（称为“项目目录”），该目录中存放链接文件，该目录中的SLWL子目录存放数据表。使用“分类”提供检索层次，但文件分类的设置和修改都是在数据表中完成的，与文件存放位置无关（相当于按分类设置了虚拟子目录）。
只有对本“项目目录”有“读写”权限的用户，才能够修改“文件分类设置”。

至此，基本完成了新建“信息库”的工作。在“信息库向导”对话框中按［文件检索］键，再按［确认］键，打开“文件管理器”，就可以查看文件列表，并可以按照“部门”→“文件分类”检索文件了，如下图所示。

在服务器上启动“利和文档管理系统”，在“系统”下拉菜单中选择“系统设置”，打开“系统设置”对话框，然后选中“启动多用户功能”，如下图所示：

然后，将安装“利和文档管理系统”软件的文件夹设置为“只读”共享（通常该文件夹名称是：Lihe_x）。更多说明参照帮助文档－多用户应用。

对于没有安装“利和文档管理系统”的客户机，需安装“客户机系统配置程序”，在桌面建立启动服务器的“利和”软件的快捷图标（在快捷图标属性对话框的“目标”栏中输入：\\amd400\Lihe_x\SL_x.exe ）。更多说明参照帮助文档－客户机系统配置

对于已经安装有“利和文档管理系统”的客户机，不须要调用服务器上的“利和”软件，启动本机的“利和”软件后，打开“信息库向导”，按信息库名称栏右侧的［添加,修改］键，打开“信息库设置”对话框，按［添加］键，在弹出“浏览”对话框中，选择信息库路经为“\\amd400\公司各部门信息资料库”，就可以访问公司的信息库了。

建立了公司“信息库”后，实现了文档资料分布存放、分别管理、统一查询和共享使用。

服务器上安装一套“利和信息服务站”软件，组成了可以收发信件和公告的信息网（简称“利和信息网”），每个员工都有自己的信箱，并可在局域网内发送“信件”和“公告消息”，具体设置如下：

首先，在“公司各部门信息资料库”中添加一个新项目：打开“项目属性”对话框，按［添加项目］键，将“项目名称”改为“公告栏”（可不必更改“项目目录”），如下图所示。

然后，设置“公告栏”内的文件分类：进入“公告栏”的“分类设置”对话框，添加“通知、公告”、“问题”等分类名称，如下图所示。

将“利和信息服务站”软件的安装文件夹内的子目录 TMPIN 设置成完全共享。启动“利和信息服务站”软件，将公告栏路径设置成公司信息库内“公告栏”的“项目目录”，如下图所示：

注：必须使“服务站”软件对“公告栏路经”有“读写”权限。如果“公告栏路经”指向的是本机磁盘目录，可以不使用网络路径，在本例中也可使用: D:\_各部门信息资料\公司各部门信息资料库\SLWL_008

在“利和文档管理系统”中，打开“系统”→“系统设置”对话框，选中“连接服务站”功能，重新启动“利和文档管理系统”后，就新增了一组“连接服务站”菜单，在“连接服务站”菜单中选择“网员登记”，然后就可以收发信件了。详细说明参照帮助文档－连接信息服务站。

结合公司“信息库”和“利和信息网”的使用，基本实现了无纸办公：所有报告、批示都通过本网的信件传递，部门负责人查看员工传送的文件后，再将文件转发给经理或归类存放到公司的信息库中。

通过办公方式的转变，员工们了解了本部门的工作内容和公司的更多情况，有利于增加团队精神、明确自己的努力方向。部门负责人在管理本部的信息资料同时，也感受到了员工和经理的监督。经理们面对清晰有序的信息资料和本网“信件”渠道，可以及时发现问题，增加了对公司的掌控力度。

在“利和信息网”的“公告栏”中，有“电脑知识”、“行业信息”、“奇闻趣事”等分类栏，每个员工都可以随意发布信息，促进了人员交流，活跃了办公气氛，是办公方式转变后的又一个利好！。