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统一管理“网上邻居”应用举例
引言：
在局域网系统中，使用Windows系统提供的“网上邻居”就可以打开他人电脑中的共享文件夹，由于每个人管理文件时都有自己的习惯，使之各个共享文件夹内存放的文件风格不一、鱼目混杂，难以统一管理。使用“利和文档管理系统”可以将网络内共享文件夹归属到一个（或几个）“信息库”中，并提供了统一的管理方法，建立此类信息库的典型方案有两个：
1. 将企业内的信息资源归纳整理后存入“信息库”，一般将此类信息库的所有资源都是存放在服务器上（可以是一台或多台），便于统一设置用户的使用权限。详细说明参照企业信息管理实施案例。
2. 在原“网上邻居”共享环境不变的基础上，直接建立管理各电脑中的共享文件夹的“信息库”，实现了在统一的界面中管理自己的文件，共享查看他人提供的文件（即：统一管理“网上邻居”）。下面就具体实施方法详述如下：
统一管理“网上邻居”的方法
一、前期准备
1_1. 如果公司内要管理的共享文件夹较多，可以按部门划分，建立多个信息库，本例中以“技术部”为例，建立一个信息库。
由管理员在服务器上建立一个文件夹，并设置共享权限（管理员“完全”共享，其他用户“只读”共享），共享名称为“技术部共享信息”。
注：这里对“服务器”的要求可以是网络中的任意一台电脑，只要求它在工作期间长期开启即可。
1_2. 通知各自电脑用户将要加入“信息库”的共享文件夹设置成完全共享（待建立信息库完毕后，再通知对方恢复原来的共享设置）。
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注： 在利和文档管理系统中，是以“信息库”→“项目”构筑文件管理结构的，有关共享权限的设置是通过对相应文件夹的共享设置来实现的，既“信息库路径”和“项目目录”。 在本例中“信息库路径”对应的文件夹是“技术部共享信息”；各个项目的“项目目录”与各个电脑提供的共享文件夹相对应。 |
关于省略图示的说明：
在以下建立信息库的过程中，与企业信息管理实施案例的内容类似，在该文章中已经提供了许多图示， 为使本文紧凑扼要，故省略了图示。
二、建立信息库
2_1. 在服务器上安装“利和文档管理系统”软件，启动该软件后，在“文件”下拉菜单中打开“信息库向导”对话框，按信息库名称栏右侧的［添加,修改］键，打开“信息库设置”对话框，按［新建信息库］键建立新的信息库：将信息库路经改为“\\amd400\技术部共享信息”，并在信息库名称栏中输入“技术部共享信息”；在项目名称栏中输入“人员名称”。
注：在本例中 Amd400 是本机名称，用户应根据自己的服务器名称进行变更。在“信息库路径”中输入网络路径 \\... ，是为其它客户机能够远程访问设置的。
只有对本“信息库路径”有“读写”权限的用户，才能够修改“信息库设置”和后面提到的“项目属性”
2_2. 关闭“信息库设置”对话框后回到“信息库向导”中，按项目栏下方的［添加,修改］键，进入“项目属性”对话框：
2_2_1. 在项目名称栏中输入“技术部”的人员名称，将“项目目录”更改为该人员提供的共享文件夹路径。
2_2_2. 在“项目属性”对话框中，选择“文件结构”页面卡，对“字符型”属性栏作如下修改：删除第三行“编号”属性（如果存在的话）。
2_2_3. 在“项目属性”对话框中，选择“文件夹管理”页面卡，选中“文件夹管理功能”。
2_2_4. 按［添加项目］键，建立新项目。依此类推，将“项目名称”与“人员名称”、“项目目录”与“共享文件夹”一一对应，完成其他项目的新建工作。
2_3. 关闭“项目属性”对话框后回到“信息库向导”。如果是任由用户自由管理共享文件夹的话，此时省略“文件分类设置”，用户以后可在自己的电脑中自行设置。在本例中，为明确管理“技术部”的信息资料，统一设置“文件分类”：
按“文件分类”栏下方的［添加,修改］键，进入“分类设置”对话框，按［添加］键添加新的分类名称。操作完毕后，需选中“统一本信息库内的全部分类设置”，再按［返回］键关闭对话框 ，这样一来，该信息库内所有的项目都采用相同的分类设置了。
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注：
在“信息库”中，使用“项目”和“分类”构筑文件管理的分层结构。“项目”是文档管理的一个完整单元，对应磁盘中的一个目录（称为“项目目录”），该目录中存放链接文件，该目录中的SLWL子目录存放数据表。使用“分类”提供检索层次，但文件分类的设置和修改都是在数据表中完成的，与文件存放位置无关（相当于按分类设置了虚拟子目录）。 |
至此，完成了新建“信息库”的工作，可以通知共享文件夹的所有者重新将文件夹设置成“只读”共享了。
三、使用“信息库”
3_1. 如果是不足十台电脑的局域网，可以采用每台电脑独立安装“利和文档管理系统”软件，这需要每台电脑单独交注册费；对于十台以上的局域网，只须在服务器上注册一套“多用户功能”的“利和文档管理系统”，其它客户机安装“客户机系统配置程序”。有关注册费用请参照软件注册。
3_2. 用户在自己的电脑中添加“信息库”的方法：
打开“信息库向导”，按信息库名称栏右侧的［添加,修改］键，打开“信息库设置”对话框，按［添加］键，在弹出“浏览”对话框中，选择信息库路经为“\\amd400\技术部共享信息”，就可以访问该信息库了。
3_3. 如果用户自己设置的共享文件夹是对所有用户“只读”共享，会发现当调用该信息库时，对自己管理的文件也不能修改了，解决办法如下：
我们知道在“利和文档管理系统”中，第一个信息库（默认名称是“我的信息库”）是用来管理个人文件的，当然应该将自己的共享文件夹也放到“我的信息库”中管理：打开“信息库向导”→ 选中“我的信息库”→ 打开“项目属性”→ “添加新项目”→ 在“项目目录”栏中输入该“共享文件夹”对应的本地目录。
提示：在不同的信息库中可以管理同一个文件夹，并且具有相同的文件属性（如：主标题、副标题等）。
结语
使用“利和文档管理系统”统一管理“网上邻居”优点如下：
1. 所有用户使用相同的界面管理和查询文件，有利于统一思想，使同事之间形成更多默且。
2. 使用“人员名称”→“文件分类”建立了文件管理层次，比“网上邻居”中的共享文件夹要直观明确得多。查询文件方法也更加丰富：既可以按照“人员名称”→“文件分类”的层次进行，也可以忽略“人员名称”或“文件分类”，实现跨目录检索。
3. 操作方法比使用“网上邻居”简单，使对电脑不很熟悉的用户也能象高手一样找到所需文件了。