二

信息库共享设置

在“利和文档管理系统”中是以“信息库”的方式管理文件的，“信息库”能够独立于软件存放，支持局域网中多用户共享管理和调用。对“信息库”的共享设置是通过对“信息库路径”指向的文件夹设置共享权限来完成的，可以使用Windows系统提供的资源管理器（或“我的电脑”）对该文件夹设置共享，但使用在本软件中提供“信息库共享设置”程序则更明确，该程序的调用方法如下：

在Windows桌面选择【开始】→【程序】→【利和文档管理系统】→【应用工具】→“信息库共享设置”，或者启动“利和文档管理系统”后，在“系统”下拉菜单中选择“应用工具”→“信息库共享设置”。

一、信息库共享设置（共享文件夹）

关于文件夹共享设置和访问共享文件夹是Windows系统提供的功能，简述如下：

对文件夹的共享设置有三种权限：1.“完全共享”，可以编辑修改（无限制）。2.“只读共享”，只能查看调用，不能修改。3.“无共享”，不能查看调用（相当于该信息库不存在）。通过对“信息库路径”文件夹共享权限的设置，就能实现信息库共享管理或只读查看。

例如，在“利和文档管理系统”中建立了一个信息库，信息库路径为 C:\GXXXK 。打开该文件夹属性对话框，将文件夹设置成“共享”，共享名称为 GXXXK 。此后，局域网中其他电脑可以通过网络路径访问该文件夹。（网络路径也称为共享路径，是由“两个英文字符的斜杠”加“电脑名称”加“共享文件夹名称”组成。假如服务器的电脑名称是 dw001 ，则网络路径为：\\dw001\GXXXK 。）

注1：查看本机电脑名称的方法是：在WIN98中，可在“网上邻居”（按右键）→“属性”→“标识”中看到；在WIN2000中，可在“我的电脑”（按右键）→“属性”→“网络标识”中找到。

注2：在局域网中使用网络路径（以 \\ 开头的路径）不受工作组的限制，可以跨工作组甚至跨网段使用。另外，当知道对方电脑的IP地址，且能够ping通时，在网络路径中也可以将“电脑名称”部分改为“IP地址”。例如，电脑名称是 dw001 、IP地址是 192.168.0.1 ，共享文件夹名称是 GXXXK ，网络路径可以写为 \\dw001\GXXXK 或 \\192.168.0.1\GXXXK

二、如何调用他人设置的“共享信息库”

网络中的其他电脑若已安装了“利和文档管理系统”软件，管理该共享信息库的方法是：启动该软件后，打开“信息库向导”，按信息库名称栏右侧的［信息库设置］键，打开“信息库设置”对话框，按［添加］键，在弹出“信息库路径”对话框中，选择或直接输入该信息库的共享路径（如：\\dw001\GXXXK ），就可以和自己建立的信息库一样进行管理了。

三、对信息库中的每个“项目”分别设置共享权限

在对“信息库”设置“共享”权限的基础上，还可以对“项目”再单独设置“共享”权限。例如“单位信息资料库”内包含有八个项目栏（与八个部门相对应），对各个项目单独设置“共享”后，就能实现在统一操作界面下，各个部门可分别管理自己的项目栏，只读调用其它部门管理的项目栏。

注：“单位信息资料库”是本软件提供的样板信息库，调用方法请参照“调用样板信息库”。

默认情况下，该信息库内的各个项目的“项目目录”文件夹是“信息库”的子目录，若要将其中的“项目”单独设置“共享”，必须先修改该项目的“项目目录”文件夹，使之不属于“信息库”文件夹的子目录，修改“项目目录”的方法如下：

启动“信息库共享设置”程序，在“信息库别名”下拉框中选择“单位信息资料库”，并设置“信息库共享路径”。选择“项目共享设置”页面卡，在项目名称列表栏中，分别选中每个项目后，按“项目目录”右侧的“修改”键。

    例如：将所有“项目目录”修改为中文名称，并设置为的“C:\信息资料库”文件夹的子目录。
    1．将项目名称是“办公室”的项目目录改为 C:\信息资料库\办公室；
    2．将“人事部”的项目目录改为 C:\信息资料库\人事部；依此类推…。
    然后，对“项目目录”的文件夹分别设置共享。
    反之，如果将信息库共享后，不想将某项目共享时，取消对该“项目目录”文件夹的共享设置既可。

“加密共享项目”的定义：

当“项目目录”不属于信息库文件夹的子目录，并且共享名称是以$结尾时，对于有只读权限的网络用户，该项目就是“加密共享项目”，该用户不能通过“网上邻居”找到该文件夹，通过本软件调用该项目内的文件时，也不显示文件来源和项目目录。

四、文件等级

若要将项目内的文件再设置共享范围的话，就需要使用“文件等级”功能了，详见《文件等级设置》。

注：在企业内，当以部门或工作组为单位建立“信息库”时，可以按人员划分项目栏（以人名作为项目名称，每人拥有一个"项目"的完全控制权）。这样，每个人不但可以编辑修改自己项目栏内的文件，还可以设置"文件分类"，在统一的操作界面中，人人互不干涉地实现信息库的共建共享管理。