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利和文档管理系统概述

“利和文档管理系统”是通用 文件管理软件，可以取代Windows系统中的“我的电脑”和“网上邻居”管理各类文件，如：多媒体资料、图片、Office文档 、便签簿等。其主要特点如下：

    1．新建文件时直接输入文件标题（不必考虑文件名及存放目录）：

    还可输入副标题、编号等辅助名称（用户可以自定义文件属性，例如管理办公文挡时，增加“副标题”、“编号”等属性）。

    2．对文件进行分项和分类管理：

    使文件具有“项”和“类”的属性，增加了文件的管理层次。例如将文件归纳为：文件档案、日常记事、会议记录、行业信息等几大项，对于每个大项还可细分为许多类。项目和分类可随时调整和修改。

    3．具备便捷的检索功能：

    按照文件的“项目”和“分类”进行检索，还可根据文件的生成日期（修改日期、发送日期）、标题名称（副标题）、及关键词，实行组合检索，支持对Txt、Htm、Doc、Xls、Ppt 等文件内容的关键词检索。

    提供专用“文件管理器”列表显示检索到的文件，并提供文件预览窗， 能够预览多种图形和Txt、Htm、Doc、Xls 等格式文件。

    4．可方便地对文件进行编辑、备份、删除、输出、合并等操作。

    5．编辑文件内容：

由内部关联Word，Excel，MSpaint 等编辑软件，可建立和调用各种格式的文档（如Word，Excel等格式的文档），并可无限扩充。在本软件内的文件管理器中提供文件列表和预览窗口， 检索和编辑时，无需考虑文件格式，由系统自动识别并启动相应的软件（如：Word、WPS、MSpaint(画图)、Excel）。

6．文件夹管理：

本软件提供“文件夹管理向导”，可以将指定文件夹纳入到本软件中管理，管理后并不改变文件夹及其文件的存放位置和名称（即不影响以前的管理模式）。用户用此方法就能将以前生成资料文档平稳过渡到本软件中管理。

    7．网络信息共享

    管理文档资料的信息库采用“独立存放”模式（在信息库内不直接存放数据，只存放对应文件夹的路径信息，可以将“信息库”放置到任何目录或远程机器的硬盘中），每个用户可以建立自己的信息库。在局域网系统内，联网用户可以在统一的查询介面中相互调用对方的信息库，实现信息共建、共享，不再需要“网上邻居”。

注：以往使用“网上邻居”查询共享资料时，由于每个人管理文档的习惯不同，文件的命名、存放位置也不同，造成许多不便。若大家都使用“利和软件”管理个人文档后，查询他人共享的资料，就如同查看本人管理的资料一样方便。

    二、与使用“我的电脑”相比，“利和文档管理系统”管理文档的特点：

    1.在原有的文件名、修改日期基础上，还可以增添新的属性，并自定义名称。

    2.按照“信息库”→“项目”→“分类”存放文件，每个“项目”与一个文件夹对应，可对该项目内的文件再“分类”管理。相当于对该文件夹按文件分类设置了虚拟子目录。

    3.可以按“分类”、“项目”、或全部项目（信息库）进行列表检索。相当于实现跨目录的文件检索。

    4.可以按“标题”、“日期”、“备注文本”、“链接文本”等设置检索条件。支持对Txt、Htm、Doc、Xls 等文件内容的关键词检索。

    5.将文本文件和格式文件（链接文件）区分管理，可将文本内容存放到“备注文本”栏中（即数据表的备注字段中），不必生成链接文件，使检索和调用更快捷，并提供同步预览窗口。

    注：我们写“日常记事”、“日程安排”等便笺时，只是使用文字，并不需要排版格式和插入图片，这类纯文字组成的文件称为“文本文件”。

    6.在管理文件过程中，我们经常对文件进行重新整理和分类。使用本软件非常便于更换文件的“分类”和“项目”（相当于将文件移到其它目录），也能对文件“标题”、“日期”等属性进行批量修改。

    7.在“利和文档管理系统”中，不但可以直接修改、编辑、或删除文件，还可以建立新文件（包括Word、Excel、Bmp 等格式的链接文件）。

    8.利和文档管理系统”的文件管理界面具有很强的自定义功能，既 便于管理“便签簿”、“提醒记事”等个人信息，也适合于管理“办公文挡”、“人事档案”、“图书资料”等，下面以管理图书资料为例， 显示文件管理的操作介面：

——完——

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