利和软件网站：回首页《
当我们面对电脑内的成百上千的各类文档资料时，经常为管理这些资源化费了大量时间，为此人们开发了许多专用软件如：Outlook 、友情强档、电子收藏家、ACDSee、等，但人们还是不得不经常使用 Windows 系统提供的“我的电脑”或“搜索”来查找和管理文档。对于普通人来讲，使用多种管理软件本身就会带来许多不便，更别提数据间的转换和调用、网络共享等问题了。
“利和文档管理系统”是通用文件管理软件，可以替代“我的电脑”和“网上邻居”管理个人和局域网中的文档，该软件突出了将各类文档统一管理、实现快速查询的功能，其操作界面和文件管理方式与常见的文件管理软件不同，说明如下：
一、文档管理界面的设计
“资源管理器”是Windows系统中文件管理的标准模式，其特点是界面分为左右两部分，左面为树目录结构，右边为文件列表，将磁盘文件逻辑清晰地展现出来。
资源管理器左面树目录结构中显示本机磁盘的全部目录，作为文档管理，有大材小用之感。因此，微软公司又提供了“我的电脑”及“我的文档”，将左面树目录结构窗口关闭，只提供单窗口显示内容。这样一来，突出了文件列表的内容，提供了显示预览窗的空间，管理少量文档时，的确带来了便利。但是层次感不强，不利于文档的分类管理。
因此，第三方开了发多种文档管理软件，典型的界面是左右双窗口模式，与“资源管理器”类似，只是将资源管理器左面的磁盘树目录结构改为文档资料的树目录结构（也称“分类节点”结构）。节点的数量和层次可根据文档管理的需求建立和修改。如图一所示：
树目录结构的缺点是占用了屏幕的左边空间，不便于列表显示大量文件和显示文件日期、编号等属性。查找文件时，需展开相应的节点，按键次数较多。
利和文档管理系统的文件分类选项是采用扩展式下拉选单，只占屏幕的一行，即突出当前的查询状态，又给文件列表和预览窗提供了空间，见图二所示：
当用鼠标点中“项目名称”的下拉选框时，弹出含分类子项的选单，当鼠标指向各个项目名称时，对应的分类选单自动展开，见图三所示：
也可以用鼠标点中“文件分类”框，选择当前项目栏内的文件分类，。这种扩展式下拉选单，不但操作简便，还便于与下面讲到的“检索功能”相互集合。
二、检索功能
使用“资源管理器”，仅能按目录列表检索文件，不能设置关键词和日期范围，也不能跨目录查找文件（树目录结构的局限）。在磁盘中查找指定文件时，还需另外使用Windows系统中提供的“查找”或称“搜索”工具。在利和文档管理系统中，按关键词、日期等的定制检索，已成为文件管理的自然组成部分，见图四所示：
其中，在“项目名称”栏中选择“合并检索”或在“文件分类”栏中选择“不分文件类型”，可实现跨“项目”或跨“分类”的检索范围。
三、数据存放结构
1．在“利和文档管理系统”中，是以“信息库”为独立单元实现信息管理的，管理“信息库”的数量不限。可以在指定目录中（包括远程共享目录）新建信息库、移动信息库，管理远程联网机器中的信息库如同管理本机信息库一样。在企业中，各部门可建立自己的信息库，实现网络用户的共建共享。
2．在“信息库”中包含数据表和链接文件，数据表为每个文件提供了扩充属性（如：主标题、副标题、生成日期、发送日期等）和一个备注文本区；链接文件（或称“附件”），存放在磁盘的文件夹中，只是在数据表中提供该文件在磁盘中的存放位置的指针，使文件检索的速度极快（对网络用户，企业级信息库显得尤为重要）。
3．在“信息库”中，使用“项目”和“分类”构筑文件管理的分层结构。“项目”是文档管理的一个完整单元，对应磁盘中的一个目录（称为“项目目录”），该目录中存放链接文件，该目录中的SLWL子目录存放数据表。使用“分类”进一步增加了检索层次，但文件分类的设置和修改都是在数据表中完成的，与文件存放位置无关。
4．“信息库”的所有查询和调用，使用的是SQL搜索引擎，以满足大量数据时的快速查询和网络用户的共享要求。
四、主要特点
1．使用“利和软件”提供的“文件夹管理向导”可以快速实现对磁盘中原有文档的收集管理，而且并不影响原文件的存放位置（只是在该文件夹中建立了SLWL子目录，可参照上节说明），即用户使用“利和软件”后，可以继续使用“我的电脑”查看和调用这些文件。
2．在“利和软件”中，可以根据文件属性内容为检索条件查找文件，用户不但可以自定义文件属性的名称，还可以增删属性（例如，管理图书资料时，增加“作者”、“出版社”等属性），极大拓宽了文档管理功能。
3．“利和软件”不但提供文本文件和图形文件的预览窗口，还能够预览Word、Excel等格式文件，并支持对这些文件内容的关键词检索。
4．自动备份：可以设置信息库的自动备份路径（包括远程共享目录）。启动自动备份功能后，每次新建和编辑修改文件时，能自动备份该文件；而且，执行删除、复制、移动文件操作时，也自动包含对备份库的操作，在不知不觉中，为信息库提供了双保险。
5．在“利和软件”中，支持多用户应用和网络共享，也支持无盘工作站的使用。
——完——
利和软件网站：回首页《